Contratación
AGUAS DE HELICONIA S.A. E.S.P.
MANUAL DE CONTRATACIÓN INTERNA
MANUAL DE CONTRATACIÓN AGUAS DE HELICONIA S.A. E.S.P.
PRESENTACIÓN
En virtud a lo ordenado en
La concepción de la contratación es de doble vía, es decir, AGUAS DE HELICONIA S.A. E.S.P. como contratante y también como Contratista.
La reglamentación de los procedimientos con un enfoque netamente privado y en el que se hace referencia a invitaciones privadas sin hacer mención alguna a licitación concurso, que se refieren siempre al derecho Público. Se incluyen conceptos y definiciones de los distintos tipos de contratos, como fiducia, de obra Civil, outsourcing entre otros, acorde con el derecho contractual de las diferentes Instituciones.
ACUERDO POR EL CUAL SE EXPIDE EL ESTATUTO DE CONTRATACIÓN DE
ACUERDO No. 004 de 2009
(Octubre ----- del 2009)
CONTENIDO:
Página
ARTÍCULO 1. ESTATUTO DE CONTRATACIÓN DE LA EMPRESA……...…...........................2
DE LOS CONTRATOS EN PARTICULAR………………………………………….2
CAPÍTULO 1. PRINCIPIOS Y DISPOSICIONES BÁSICAS............................................. …....4
ARTÍCULO 2. RÉGIMEN APLICABLE.......................................................................................4
ARTÍCULO 3. PRINCIPIOS DE
ARTÍCULO 4. COMPETENCIA PARA CONTRATAR.................................................................6
ARTÍCULO 5. FUENTES DE INFORMACIÓN............................................................................6
ARTÍCULO 6. PROCEDIMIENTOS EXPECÍFICOS DE SELECCIÓN........................................6
ARTÍCULO 7. PLANEACIÓN PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN................................7
ARTÍCULO 8. FUENTES DE FINANCIACIÓN.............................................................................7
CAPÍTULO 2. FORMA Y CONTENIDO DE LOS CONTRATOS.................................................7
ARTÍCULO 9. FORMA DEL CONTRATO.....................................................................................7
ARTÍCULO 10. GARANTÍAS........................................................................................................8
ARTÍCULO 11. ANTICIPOS Y PAGOS ANTICIPADOS.............................................................10
ARTÍCULO 12. PERFECCIONAMIENTO, EJECUCIÓN Y PUBLICIDAD..................................10
ARTÍCULO 13. MODIFICACIONES DEL CONTRATO............................................................. 10
ARTÍCULO 14. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS..............................................................11
CAPÍTULO 3. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN........................................................11
ARTÍCULO 15. SELECCIÓN DE CONTRATISTAS....................................................................11
ARTÍCULO 16. SOLICITUD DE ÚNICA OFERTA......................................................................11
ARTÍCULO 17. SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS...............................................................13
ARTÍCULO 18. SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS................................................................13
ARTÍCULO 19. PRECALIFICACIÓN...........................................................................................14
ARTÍCULO 20. TRÁMITE DE
ARTÍCULO 21. SANEAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO..........................................................15
ARTÍCULO 22. CASOS DE URGENCIA, CALAMIDAD, EMERGENCIA O SINIESTRO...........15
ARTÍCULO 23. VENTA DE BIENES MUEBLES E IMMUEBLES...............................................16
CAPÍTULO 4. NEGOCIACIÓN ECONÓMICA Y AJUSTES.......................................................16
ARTÍCULO 24. NEGOCIACIÓN DE OFERTAS..........................................................................16
ARTÍCULO 25. NEGOCIACIÓN DIRECTA.................................................................................16
ARTÍCULO 26. AJUSTE ECONÓMICO......................................................................................17
CAPÍTULO 5. CONTROL SOCIAL Y PROMOCIÓN DE
ARTÍCULO 27. CONTROL SOCIAL...........................................................................................17
ARTÍCULO 28. NORMAS SUPERIORES Y DE
CAPÍTULO 6. OTRAS DISPOSICIONES...................................................................................18
ARTÍCULO 29. NORMAS COMPLEMENTARIAS O SUPLEMENTARIAS................................18
ARTÍCULO 30. VIGENCIA Y DEROGATORIAS.........................................................................17
GLOSARIO…………………………………………………………………………………………......19
CONSIDERANDO:
1. Que AGUAS DE HELICONIA S.A. ESP, es una Empresa de Servicios Públicos que tiene como objeto la prestación de uno o más de los servicios públicos a los que se refiere
2. Que
3. Que los Estatutos Generales Internos de
4. Que en base al ordenamiento legal aplicable, la reglamentación de los procedimientos de contratación debe hacerse con un enfoque netamente privado y en el que se haga referencia a solicitudes de oferta – Única, Pública y Privada – sin hacer mención alguna a Licitación o Concurso, que evocan siempre el Derecho Público.
5. Que se hace necesario la expedición del Estatuto de Contratación de la empresa como un instrumento dinámico, ágil y que haga efectivas las relaciones contractuales de acuerdo con las políticas, estrategias y directrices trazadas por la administración de
ACUERDA:
ARTÍCULO 1. ESTATUTO DE CONTRATACIÓN DE
El presente Acuerdo tiene por objeto la expedición del Estatuto de Contratación de
DE LOS CONTRATOS EN PARTICULAR
CLASES DE CONTRATOS: De acuerdo con las normas del derecho privado AGUAS DE HELICONIA S.A. E.S.P., podrá celebrar todo tipo de contratos, nominados e innominados, típicos o atípicos. Según su objeto éstos pueden ser:
Obra: Es aquel que celebra
Consultoría: Es aquel que se refiere a estudios requeridos para programaso proyectos específicos, diseño o asesoría técnica. Es también contrato de consultoría la interventoría.
Prestación de Servicios: Es aquel que celebra la entidad para la ejecución de actividades complementarias al funcionamiento o administración de laEmpresa y en el cual predomina el factor material manual.
Arrendamiento: Es aquel en el que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa y la otra a pagar por este goce un precio determinado.
Seguro: Es aquel contrato que celebra AGUAS DE HELICONIA S.A. E.S.P. con otras Empresas de Servicios Públicos o con las Entidades Oficiales.
PARÁGRAFO: Para lograr el cumplimiento del objeto social, AGUAS DE HELICONIA S.A. E.S.P. podrá celebrar además los siguientes contratos:
Empréstito: Tiene por objeto proveer a AGUAS DE HELICONIA S.A. E.S.P. de recursos en Moneda Nacional o Extranjera, con plazo para el pago, o aquel mediante el cual
Mandato: Es aquel en el que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera.
Fiducia: Es el negocio jurídico en virtud del cual se refiere uno o más bienes a una persona, con el encargo de que los administre o enajene y con el producto de su actividad cumpla una finalidad establecida por el fiduciante en su favor o en beneficio de un tercero.
Informático: Es aquel por el cual se crean, modifican, transmiten, o extinguen obligaciones sobre bienes y servicios informáticos. Estos bienes y Servicios se integran generalmente en un sistema que es el conjunto de elementos materiales o inmateriales, ordenados e interdependientes, vinculados por un objeto común.
Llave en Mano: Es aquel cuyo objeto involucra una serie de prestaciones adicionales al cargo del contratista, entre otras: el diseño, construcción, financiamiento, suministro, supervisión, montaje e instalación de equipos y maquinaria y la obligación del contratista de entregar la obra en funcionamiento.
Riesgo Compartido, Participación o Agrupación de Empresas: Es aquel contrato por el cual un conjunto de sujetos de derecho – nacionales o internacionales, realizan aportes de las más diversas especies, que no implican la pérdida de identidad e individualidad como persona jurídica o empresa, para la realización de un negocio en común, pudiendo ser este desde la creación de bienes hasta la prestación de servicios, que sedesarrollará durante un periodo de tiempo limitado, con la finalidad de obtener beneficios económicos para las partes.
Contratación Externa (Outsourcing): Es aquel celebrado entre la Empresa y un productor independiente, según las modalidades proporcionalas materias primas, los modelos, diseños o servicios y mantiene un controlsobre el producto o servicio y no sobre los medios, sistemas o técnicas deproducción.
Prestación de Servicios Temporales: Es aquel por el cual
CAPÍTULO 1. PRINCIPIOS Y DISPOSICIONES BÁSICAS.
ARTÍCULO 2. RÉGIMEN APLICABLE.
De conformidad con lo dispuesto por
El contrato de servicios públicos se regirá por
Los contratos financiados por los organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades en todo lo relacionado con procedimientos de formación y adjudicación y a las cláusulas especiales de ejecución, cumplimiento, pago y ajustes.
Este Estatuto no se aplica a los contratos que deban someterse a disposiciones legales especiales, tales como los contratos de trabajo, de empréstito, de servicios públicos domiciliarios y los que se ejecuten con cargo a los recursos de caja menor.
Sin perjuicio de lo dispuesto
También se regirán por las normas especiales que en relación con cada servicio expidan los órganos competentes, y por las disposiciones del Estatuto Anticorrupción y del Código Disciplinario Único, que les sean aplicables de acuerdo con la naturaleza jurídica de
ARTÍCULO 3. PRINCIPIOS DE
En
1. Buena Fe: Las partes deberán proceder de buena fe en todas sus actuaciones, y los contratos obligarán no sólo a lo pactado expresamente en ellos, sino a todo lo que corresponda a la naturaleza de los mismos, según
2. Planeación. Previo al proceso de selección del Contratista o a la firma del contrato, se analizará detenidamente la conveniencia de la contratación y se definirán los estudios, diseños, proyectos y términos de referencia que permitan determinar claramente el objeto a contratar, para una eficiente utilización de los recursos y aseguramiento de la calidad en la prestación del servicio y cuidar el patrimonio de la empresa con racionalización, organización y coherencia.
3. Transparencia: El proceso de contratación deberá realizarse con base en procedimientos de selección objetiva, en la cual se actuará por encima de los intereses personales, individuales o subjetivos en la escogencia de los contratistas, que debe corresponder al ofrecimiento más favorable a los fines que persigue la empresa y a las reglas claras que garanticen la calidad, la participación, la libre competencia, imparcialidad e igualdad de oportunidades.
4. Economía: Los procesos de contratación se adelantarán de tal manera que
5. Equidad: El principio de equidad debe inspirar y gobernar los procesos contractuales, por ello cuando no exista norma especial para el caso concreto se aplicará la norma general o abstracta con el fin de realizar la justicia.
6. Responsabilidad: En virtud de este principio los funcionarios y servidores de AGUAS DE HELICONIA S.A. ESP. están obligados a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de
7. Celeridad. Asegura que la contratación satisfaga el interés general dentro de los cronogramas establecidos con ética y justicia.
ARTÍCULO 4. COMPETENCIA PARA CONTRATAR.
De conformidad con la ley y los Estatutos Generales Internos, la competencia para ordenar y dirigir la contratación es del Gerente de AGUAS DE HELICONIA S.A. ESP, quien podrá delegar la adjudicación y celebración de los contratos con sujeción a este estatuto y deberá desconcentrar la realización de todos los actos relacionados con los mismos.
ARTÍCULO 5. FUENTES DE INFORMACIÓN.
Para la selección de los oferentes podrá acudirse a la utilización de toda fuente de información disponible, tales como: Registros de proponentes, listados, guías de proveedores, registros de las Cámaras de Comercio o de otras entidades públicas o de instituciones gremiales, precalificación de proponentes, y a cualquiera otra existente en el mercado. No obstante, podrán recibirse ofertas de proponentes a los cuales no se haya formulado invitación a cotizar.
Si se trata de contratos intuito personae o si sólo existe un proveedor o contratista de los bienes o servicios que se requieran, no se requerirá inscripción o invitación previa alguna, de lo cual deberá dejarse constancia escrita en el respectivo contrato u orden de compra o gasto o servicio.
ARTÍCULO 6. PROCEDIMIENTOS EXPECÍFICOS DE SELECCIÓN.
El Gerente de AGUAS DE HELICONIA S.A. ESP, podrá establecer en cada caso o en forma general, los procedimientos específicos para la selección de los contratistas y la celebración de los contratos, en el que se deberán tener en cuenta aspectos tales como: Los requisitos para iniciar el proceso, los documentos de la contratación, la invitación a participar, la forma en que se analizarán y evaluarán las ofertas, y las reglas y términos para aceptar las ofertas o declarar desierto el proceso de contratación.
La oferta con opción de ser aceptada será aquella que objetivamente se ajuste más al interés de la empresa. En las condiciones y términos de la invitación se señalará claramente el interés que se persigue con la contratación. Tal interés deberá reflejarse en elementos, circunstancias o factores concretos, de manera tal que pueda ser valorado y permita la evaluación comparativa de las ofertas.
Las solicitudes de oferta que realice
ARTÍCULO 7. PLANEACIÓN PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN.
AGUAS DE HELICONIA S.A. ESP, para adelantar los proyectos y contratos deberá ajustarse a los programas anuales de la empresa, a los objetivos y metas de estos, y a las previsiones de recursos establecidos en su presupuesto. En todo caso
En la celebración de los contratos, sus adiciones o modificaciones a que se refiere este Acuerdo, es requisito que exista la correspondiente apropiación presupuestal y la expedición de la correspondiente disponibilidad.
ARTÍCULO 8. FUENTES DE FINANCIACIÓN.
Los contratos de AGUAS DE HELICONIA S.A. ESP, podrán financiarse con recursos propios, de capital privado o de terceros a ella, del mercado financiero y de capitales o con cualquier otra fuente que considere conveniente a sus intereses. Los contratos de empréstito que generen una obligación de pago y que afecten el endeudamiento de AGUAS DE HELICONIA S.A. ESP, se regirán por las normas que le sean aplicables y deberán considerar las restricciones al endeudamiento que dispongan las normas de crédito público de acuerdo con la naturaleza jurídica de la empresa.
CAPÍTULO 2. FORMA Y CONTENIDO DE LOS CONTRATOS.
ARTÍCULO 9. FORMA DEL CONTRATO.
Para los contratos de AGUAS DE HELICONIA S.A. ESP, se establecen dos formas de contratos a saber:
1. Sin formalidades plenas: Son los que se celebran a través de una orden escrita de obra, compra o servicios, dirigida por el Gerente General o por los delegatarios de su competencia y cuya cuantía no exceda los cincuenta (50) Salarios Mínimos Mensuales legales vigentes (SMMLV), los cuales se formalizarán mediante documento escrito que contenga la orden de obra, de compra o de servicios.
2. Con formalidades plenas: Se entiende como tal, el celebrado en documento escrito que deberá ser suscrito por las partes interesadas en calidad de contratista y contratante, que exceda en cuantía equivalente a cincuenta (50) Salarios Mínimos Mensuales legales vigentes (SMMLV), debiendo cumplir con todos los requisitos exigidos en éste Estatuto de Contratación. En los contratos con formalidades plenas se deberá solicitar la constitución en favor de AGUAS DE HELICONIA S.A. ESP. garantía única, que avale el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato que se suscriba y para la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, expedida por una Compañía de Seguros, legalmente autorizada para funcionar en Colombia en una garantía Bancaria, que ampare los riesgos que a juicio de AGUAS DE HELICONIA S.A. ESP. se deban cubrir, además de la estipulación de la cláusula penal pecuniaria por incumplimiento equivalente no superior al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato.
Los contratos podrán igualmente realizarse acudiendo al comercio electrónico regulado por el ordenamiento jurídico colombiano. Para tal efecto, se tendrán como aplicables las normas vigentes nacionales que regulen las transacciones por vía electrónica.
ARTÍCULO 10. GARANTÍAS.
Las coberturas, amparos, condiciones, vigencias y montos de las garantías que se deban constituir se consignarán en las condiciones y términos de la invitación para presentar oferta y se estipularán en el respectivo contrato, de acuerdo con su naturaleza.
Se podrá prescindir de las garantías, cuando en el contrato se pacte el pago total del mismo contra el recibo del bien o servicio a satisfacción de
En los contratos cuyo término sea inferior a un mes (treinta días) y forma de pago vencida, previa certificación de cumplimiento del interventor, podrán no pactarse garantías.
No podrá desembolsarse suma alguna de dinero hasta que no se hayan otorgado las garantías a satisfacción de la empresa, y se haya aprobado la garantía, que se hubieren exigido en la respectiva invitación, carta de aceptación u orden de gasto, de compra o de servicios.
1. Seriedad de
2. Pago Anticipado y Anticipo. Para garantizar el buen Manejo y correcta inversión del Anticipo o pago anticipado, cuya cuantía será del 100% del valor pagado por concepto de anticipo o pago anticipado y para garantizar la devolución del mismo, en el evento de incumplir parcial o totalmente el contrato, por una vigencia igual a la del término del contrato y cuatro (4) meses más.
3. Cumplimiento. Ampara el riesgo de los perjuicios derivados del incumplimiento imputables al afianzado de las obligaciones emanadas del contrato. Deberá constituirse mínimo por el 10% del valor del contrato, con una vigencia igual al término del contrato y cuatro (4) meses más.
4. Pago de Salarios y Prestaciones Sociales. Ampara el riesgo de incumplimiento de las obligaciones laborales, a que está obligado el afianzado y relacionadas con el personal utilizado para la ejecución del contrato, su cuantía no será inferior al 10% del valor del contrato y por una vigencia igual al término del contrato AGUAS DE HELICONIA S.A. ESP y tres (3) años más.
5. Estabilidad de
6. Responsabilidad Civil Extracontractual. Con el objeto de asegurar el pago de perjuicios que se causen a terceros con ocasión de la ejecución del contrato cuya cuantía no será inferior al 10% del valor del contrato y vigencia igual al término del mismo y dos (2) años más.
7. Calidad de los Elementos o Servicios. Para precaver los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al Afianzado, de las especificaciones técnicas contractuales que determinan la calidad del elemento o servicio contratado. Para determinar el monto del valor asegurado y el término, en cada caso se tendrá en cuenta el objeto y los términos de la negociación, sin que sea inferior al 20% del valor del contrato.
8. Calidad y Correcto Funcionamiento de los Equipos. Ampara el riesgo de que el bien contratado no reúna los requisitos de calidad fijados en el contrato o no sea apto para el fin o el servicio para el cual fue adquirido. Así mismo, cubre el riesgo de defectos de fabricación, calidad de los materiales que imposibiliten la utilización, funcionamiento idóneo y eficaz de los bienes o su correcto funcionamiento. Su cuantía ha de determinarse en cada caso con sujeción a los términos del contrato con referencia al valor final y objeto del contrato, y en todo caso no podrá ser inferior al 20% del valor del mismo. En compraventa de bienes muebles se aceptará garantía real y/o se tendrá en cuenta la garantía mínima presunta.
9. Provisión de Repuestos y Accesorios. Ampara el riesgo de incumplimiento en la provisión de los repuestos o accesorios que se requieran para los equipos o bienes adquiridos y cuya cuantía será del 10% del valor estimado de los repuestos y accesorios.
ARTÍCULO 11. ANTICIPOS Y PAGOS ANTICIPADOS.
El porcentaje de los anticipos y pagos anticipados se establecerá en las condiciones y términos de la invitación, carta de aceptación u orden de gasto, de compra o de servicio, en todo caso el mismo, se fijará en consideración a la modalidad del contrato y demás previsiones administrativas y financieras de
El valor máximo del anticipo será hasta por una suma equivalente al cincuenta por ciento (50%) del valor total del contrato., a consideración del Gerente
ARTÍCULO 12. PERFECCIONAMIENTO, EJECUCIÓN Y PUBLICIDAD.
Los contratos se perfeccionarán con la firma de las partes, o, si fuese el caso, el cumplimiento de las solemnidades exigida por la ley. Para su ejecución se requerirá del correspondiente registro presupuestal y de la aprobación de las garantías respectivas por parte de la empresa.
Los contratos de cuantía igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes, así como sus modificaciones, deberán publicarse a costa del contratista en Gaceta Municipal, requisito que se entenderá cumplido con la presentación de la constancia de pago.
Los documentos que contengan órdenes de obra, de compra o de servicio se perfeccionarán con la firma del ordenador del gasto y deberán tener la aprobación de las garantías exigidas para el contrato según sea el caso.
En desarrollo de la ejecución del contrato, deberá constar en las respectivas Actas según corresponda o sea del caso, a saber: Iniciación, recibo parcial, suspensión temporal, cambio de especificaciones, revisión de precios, mayores o menores cantidades de obra o de suministro o de servicios, ampliación de plazos o el valor, entrega y recibo final y liquidación, las cuales serán aprobadas por la interventoría y/o por el Gerente de
ARTÍCULO 13. MODIFICACIONES Y ADICION DEL CONTRATO.
Los contratos podrán adicionarse tanto en valor como en plazo, mediante modificaciones que constarán por escrito. Los contratos podrán adicionarse hasta en un cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, siempre y cuando exista plena justificación y el monto total del contrato inicial más las adiciones en valor, no excedan el límite fijado para el procedimiento de selección con el cual se surtió el trámite de contratación según lo establecido en el presente estatuto. Así mismo para la adición de contratos se requerirá disponibilidad presupuestal, suscripción de otrosí, ampliación de pólizas y demás requisitos establecidos en el presente acuerdo.
Los contratos de interventoría, administración delegada, consultoría, seguros, corretaje de seguros, transporte de carga, agenciamiento aduanero, servicios aduaneros y de servicios profesionales, podrán adicionarse en un porcentaje mayor.
ARTÍCULO 14. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS.
Los contratos deberán liquidarse de común acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del plazo fijado en la invitación o convocatoria o en el respectivo contrato o a más tardar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del mismo.
En el Acta de Liquidación se acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, igualmente, se harán constar los acuerdos, conciliaciones a que lleguen la partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.
Si el Contratista no se presenta a la liquidación, o las partes no llegan a acuerdo alguno sobre el contenido de la misma, la liquidación se hará en forma directa y unilateral por
CAPÍTULO 3. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN.
ARTÍCULO 15. SELECCIÓN DE CONTRATISTAS.
Para definir el procedimiento de selección de contratistas, se tendrá como base el presupuesto estimado incluyendo el IVA, si fuere procedente, el elaborado por la empresa.
La selección del contratista se efectuará mediante Contratación Directa, previa solicitud de ofertas que se formulará a un número singular o plural de personas según las normas que más adelante se establecen.
1. Solicitud de Única oferta,
2. Solicitud Privada de Ofertas,
3. Solicitud Pública de Ofertas.
En la contratación directa con pluralidad de ofertas la invitación podrá formularse por escrito o medio electrónico. La oferta deberá presentarse por escrito o medio electrónico, en cuyo caso la firma digital deberá estar fijada en el mensaje de datos que contenga la oferta, de acuerdo con lo dispuesto en las normas vigentes que regulen la materia.
ARTÍCULO 16. SOLICITUD DE ÚNICA OFERTA.
Podrá seleccionarse el contratista mediante la solicitud de una (1) sola cotización, oferta o propuesta para los siguientes casos:
1. Cuando la cuantía sea inferior o igual a la suma equivalente en dinero a doscientos (200) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV.)
2. Cuando después de formular una solicitud privada, ninguna de las recibidas cumpla con lo exigido en los documentos de solicitud de ofertas.
3. Cuando se trate de contratos conexos, complementarios, dependientes e inherentes al objeto de otro contrato.
4. Los Convenios o Contratos Interinstitucionales y cooperación interinstitucional.
5. Si de acuerdo con la información que se pueda obtener, solo existe una persona que pueda proveer los Bienes o Servicios, o se trata de trabajos o servicios que sólo puedan encomendarse a determinada persona.
6. Contratos de prestación de servicios personales, de capacitación, profesionales o Intuito Personae, esto es, que se celebren en consideración a las calidades personales y profesionales del Contratista.
7. Cuando se trate de Contratos para el desarrollo de actividades científicas, artísticas o tecnológicas, Contratos para la actualización, ampliación o modificación de Software o la adquisición de licencias de uso, Contratos de Telecomunicaciones y Contratos mercadeo o de Publicidad.
8. Cuando se trate de la adquisición o permuta de inmuebles, previo avalúo comercial realizado por entidad adscrita o afiliada a la lonja de propiedad raíz; de Permuta o dación en pago de bienes muebles, Comodato y Arrendamiento de inmuebles.
9. Operaciones de crédito público o asimiladas, para el manejo de la deuda y sus conexas.
10. Prestación de servicios de salud.
11. Compra y venta de agua en bloque.
12. Los casos en que la competencia, las circunstancias especiales de oportunidad del mercado, la confidencialidad o las estrategias de negocios lo hagan necesario, previo acto administrativo motivado por el gerente.
13. La realización de obras o la prestación de servicios con una junta de acción comunal, fundación, u organización comunitaria de naturaleza similar, previa demostración de idoneidad, si el valor estimado del contrato fuere igual o inferior a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Si en el lugar hay dos entidades de las mencionadas, se solicitará oferta a las dos y si hay más de dos, la solicitud se hará por lo menos a 3 de ellas.
14. Los contratos de asociación a riesgo compartido u otros de colaboración empresarial.
En los casos previstos en el presente artículo, deberá existir la justificación escrita y firmada por el gerente, mediante la cual aplica determinada causal de solicitud de única oferta o cotización, y deberán tenerse como referencia los precios del mercado o las evaluaciones económicas efectuadas por
ARTÍCULO 17. SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS.
Cuando el valor estimado del contrato sea superior a doscientos (200) SMMLV e inferior o igual a dos mil (2.000) SMMLV incluido el IVA, será requisito invitar como mínimo a tres (3) oferentes. No obstante lo anterior, si realizadas las invitaciones no se presenta sino un oferente, cuya oferta satisfaga las necesidades de
Para efectos de este procedimiento de contratación, se podrán tener en cuenta, ofertas presentadas por oferentes no invitados.
Si recibidas las ofertas o propuestas, se observa que éstas sobrepasan el valor del presupuesto estimado, el procedimiento deberá adecuarse al que corresponda según la cuantía.
Cuando después de formular una solicitud pública, no se presente oferta alguna o ninguna de las recibidas cumpla lo exigido en los documentos de solicitud de ofertas.
ARTÍCULO 18. SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS.
Cuando el valor estimado del contrato sea superior a dos mil (2.000) SMMLV incluido el IVA, se formulará invitación pública a presentar ofertas mediante aviso publicado en la página web de la empresa o al menos una (1) vez en un periódico de amplia circulación, lo cual se aplicará igualmente cuando se presenten modificaciones a las condiciones y términos de la invitación.
De acuerdo con las circunstancias o necesidades particulares,
Los procedimientos para alianzas estratégicas que se considere conveniente llevar a cabo en
Todo procedimiento de contratación para externalizar o entregar a un tercero el desarrollo o ejecución de un componente o actividades que hacen parte de la prestación de los servicios públicos que atiende la empresa, requerirá previa aprobación de
ARTÍCULO 19. PRECALIFICACIÓN.
Cuando en un procedimiento de invitación por escrito o por medio electrónico para presentar oferta, se requiera previamente identificar las personas que estarían en capacidad de presentar oferta y suscribir un determinado contrato, se solicitará información por escrito, por medio electrónico o por aviso en un diario de amplia circulación nacional; según el caso, con el objeto de que los interesados envíen a la empresa toda la información requerida.
En la solicitud se señalará, entre otros, la naturaleza y elementos esenciales del contrato que se pretende celebrar, el lugar donde se puede consultar el documento, el lugar y la fecha donde habrá de entregarse la información. El resultado de esta evaluación se dará a conocer por escrito a los participantes que resultaren como potenciales oferentes. La empresa invitará a presentar oferta a todos aquellos que hubiesen resultado como potenciales oferentes.
ARTÍCULO 20. TRÁMITE DE
El trámite de Selección y Contratación se efectuará de acuerdo con lo siguiente:
1. Se elaborarán los estudios, diseños, planos, proyectos y documentos para la contratación que sean del caso, con la debida antelación a la iniciación del Procedimiento.
2. Se obtendrá el Certificado de Disponibilidad presupuestal, con el cual se respalda el procedimiento de contratación.
3. En los Documentos de Solicitud de Ofertas que se adopten en
4. Una vez efectuada la invitación, las propuestas se recibirán el día y hora señalados para el efecto y se procederá con el análisis y evaluación de ofertas.
5. Se podrá desestimar por inconvenientes todas las propuestas, cancelar en cualquier momento el proceso de contratación, adjudicar en todo o en parte a uno o a varios proponentes, cuando el objeto sea divisible.
6. Para suscribir el contrato, se podrá efectuar la realización del ajuste y la negociación de la oferta, cuando sea del caso. En la actuación y en el resultado de la negociación se deberá buscar que se cumplan los fines que
7. Se adjudicará y suscribirá el contrato de acuerdo con las formalidades y protocolos que correspondan. se hará la evaluación de las ofertas y presentará el informe que señalará la propuesta que más se ajusta al interés de la empresa, para lo cual tendrá como marco de referencia los precios del mercado, los estudios que sobre el tema se hayan efectuado o, con base en las condiciones y términos de la solicitud de ofertas o invitación, el estudio comparativo específico de las ofertas recibidas.
Los oferentes podrán consultar el informe de evaluación en
La decisión sobre selección y la aceptación de la oferta, si es el caso, se comunicará a los oferentes.
ARTÍCULO 21. SANEAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO.
Si durante el procedimiento de Contratación sin formalidades plenas, se encontrare que se ha pretermitido alguno de los requisitos exigidos en este Acuerdo o en la solicitud de ofertas, el Gerente o su delegado autorizado, deberá ordenar su cumplimiento o corrección si fuere procedente. Efectuada la enmienda, el trámite se reanudará en el correspondiente estado.
ARTÍCULO 22. CASOS DE URGENCIA, CALAMIDAD, EMERGENCIA O SINIESTRO.
En situaciones de urgencia, emergencia o en caso de siniestro, se podrá ordenar gastos y autorizar pagos, destinados exclusivamente al restablecimiento del servicio o a la atención de la urgencia, emergencia o siniestro. En estas situaciones, podrá prescindirse de aplicar las normas y procedimientos establecidos en éste Estatuto o en las disposiciones internas de
Se consideran como situaciones de emergencia aquellos eventos imprevistos o de caso fortuito que puedan alterar o afecten la continuidad en la prestación de los servicios de la empresa.
Se consideran siniestros aquellos acontecimientos relacionados con las actividades de
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al ordenamiento del gasto y/o autorización del pago que se realice en situaciones de urgencia, emergencia o siniestro, se procederá a legalizar o soportar la contratación o gasto incurrido, dejando constancia de las circunstancias y las acciones que se emprendieron para superar la urgencia, emergencia o el siniestro.
ARTÍCULO 23. VENTA DE BIENES MUEBLES E IMMUEBLES.
Los bienes muebles e inmuebles de la empresa, cuando sea del caso, se venderán así:
1. Mediante subasta pública cuando su valor determinado previamente por avalúo pericial, exceda de doscientos (200) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
2. En forma directa a las entidades estatales, a las personas jurídicas en las cuales
3. Conforme a las reglas y procedimientos internos de
CAPÍTULO 4. NEGOCIACIÓN ECONÓMICA Y AJUSTES.
ARTÍCULO 24. NEGOCIACIÓN DE OFERTAS.
Es el medio para promover y armonizar diferentes intereses en una única decisión conjunta y unánime. La negociación deberá llevarse a cabo cumpliendo con
La negociación deberá adoptar las pautas de
ARTÍCULO 25. NEGOCIACIÓN DIRECTA.
Se podrá realizar negociación directa cuando existiendo una sola oferta elegible se considere que se pueden obtener mejores condiciones comerciales. En estos eventos no podrá haber cambios sustanciales de las condiciones técnicas.
En los contratos de asociación a riesgo compartido u otros de colaboración empresarial, cuando la invitación a asociarse es plural, puede negociarse directamente con los oferentes, atendiendo el orden de elegibilidad, agotándolo hasta donde
ARTÍCULO 26. AJUSTE ECONÓMICO.
En los eventos siguientes, previos los estudios y análisis pertinentes, el ordenador del gasto podrá disponer que se proceda a una etapa de ajuste económico de la oferta más favorable al interés de
1. Cuando la oferta supere el presupuesto oficial establecido.
2. Cuando las propuestas recibidas sean económicamente inconvenientes.
3. Cuando la incidencia del precio en la valoración global de la oferta pueda conducir a desestimar ofertas que presenten ventajas comparativas.
4. Cuando se considere que de dicho procedimiento se pueden obtener ventajas económicas para
Para efecto del ajuste económico, el oferente deberá presentar un nuevo valor de la oferta dentro del término que se señale para tal fin; si no se llegare a un acuerdo, el Gerente podrá llamar a quien ocupe el segundo lugar en la evaluación de las ofertas y así sucesivamente.
Si ninguno de los oferentes varía el valor de sus ofertas, se podrá declarar fallido el proceso de contratación. Durante la etapa de ajuste económico ningún oferente podrá retirar ni modificar su oferta en aspectos distintos al señalado.
Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta ni introducir modificaciones que la hagan más desfavorable.
CAPÍTULO 5. CONTROL SOCIAL Y PROMOCIÓN DE
ARTÍCULO 27. CONTROL SOCIAL.
En los contratos en que se requiera la aplicación de procedimientos que garanticen la concurrencia de oferentes, la empresa dejará una copia al momento de realizar la convocatoria o invitación, tanto de las condiciones o términos de referencia como de los correspondientes documentos y estudios precontractuales en sus oficinas, para que puedan ser examinados por los comités de desarrollo y control social de los servicios públicos domiciliarios, las veedurías ciudadanas que se constituyan conforme las normas vigentes y demás organismos de control social.
ARTÍCULO 28. NORMAS SUPERIORES Y DE
Se entienden incorporados y con prelación, a este Estatuto todas las normas y reglamentaciones carácter superior que regulan la contratación de las empresas de servicios públicos oficiales, en especial, las disposiciones de
CAPÍTULO 6. OTRAS DISPOSICIONES.
ARTÍCULO 29. NORMAS COMPLEMENTARIAS O SUPLEMENTARIAS.
El Gerente expedirá por resolución, las disposiciones que sean necesarias para la adecuada aplicación del presente Estatuto.
ARTÍCULO 30. VIGENCIA Y DEROGATORIAS.
El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y modifica y/o deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
PUBLIQUESE Y CÚMPLASE
Dado en la sala de sesiones de
JAIRO HUMBERTO CANO PATINO
Presidente
Secretario ad hoc
GLOSARIO
Aceptación de Pólizas: En un auto en la cual se aprueba
Contrato: Todos los actos jurídicos generadores de obligaciones, que celebren las personas, previstos en el derecho privado, típico o atípico y los derivados en general de la autonomía de la voluntad.
Orden de Compromiso Presupuestal: Es la reserva presupuestal provisional que se hace para garantizar la disponibilidad de recursos en caso de la realización del contrato.
Pólizas: Documento en que se consta un contrato de seguros. En las pólizas
se pactará expresamente la obligación del contratista de garantizar:
a. El cumplimiento del contrato
b. El buen manejo y buena inversión del anticipo que le fuere entregado.
c. La estabilidad de la obra o la calidad del Servicio.
d. El pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del
personal que haya que utilizar par ejecución del contrato.
e. El correcto funcionamiento de los equipos que deba suministrar o
instalar.
f. Vigencia.
Registro Consecutivo de contratos: A través de este se lleva el registro consecutivo de los diferentes contratos celebrados por
RUPR: Registro Único de precios de Referencia.
Proponente: Persona natural o jurídica que presenta una propuesta de acuerdo a los términos de referencia.
SMMLV: Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes.